Убиецът на продуктивността – НИКОГА не работи по този начин!

Илюстрация на два режима на работа

Да, в заглавието по-горе изписах дума изцяло с главни букви. (Ако ме познаваш и следиш от по-дълго време, знаеш, че рядко го правя. Меко казано.) Не, това не е clickbait. 🙂 Ще ти разкажа за нещо, което сериозно ти пречи да вършиш най-добрата работа, която можеш, стресира те и дори намалява капацитета на мозъка ти да работи оптимално – а повечето хора не само го правят ежедневно, а и целият им ден минава по този начин.

Колко често ти се случва денят ти да мине в телефонни разговори, срещи, отговаряне на e-mail и текстови съобщения… и в края му да си зададеш въпроса Е, и какво свърших днес?, а отговорът никак да не ти хареса… защото е вариация на Нищо съществено?

При повечето хора това е често явление. Една от водещите причини за него е работата в т.нар. реактивен режим. Най-общо казано, тя се състои в това да отговаряш на запитвания, постъпили отвън, вместо проактивно да работиш по предварително планирани задачи в съответствие с твоите цели и с нещата, които са важни за теб. Под да отговаряш имам предвид не само да отделяш от времето си, за да напишеш отговор на поредното e-mail съобщение, веднага след като го видиш във входящата си кутия, а и да се захващаш веднага със задачите, възложени ти от околните, вместо да ги подредиш в списъка си спрямо останалите си приоритети.

Преди години и аз работех така. Особено когато получех задача от шефа си (докато все още работех за други хора) или от много важен клиент (когато започнах да работя за себе си), всичко друго оставаше на заден план и се хващах веднага на работа. В началото това беше чудесно. Хората бяха много щастливи от това колко съм бърза и работата ми започна да нараства. Случваше ми се все едно и също: клиентите, за които по онова време правех уеб сайтове и онлайн маркетинг, ме препоръчваха на нови хора, а преди това във всеки офис, в който работех, бързо плъзваше слух, че ако някой иска нещо да се свърши бързо и качествено, е най-добре да го даде на мен. Рано или късно неизменно се оказвах претрупана от работа, която започваше да се бави, а аз – да жонглирам с множество задачи по едно и също време и да се оплаквам от стресиращата си позиция и лошия си късмет да съм толкова претоварена. Че и постоянно ме преследваше този лош късмет, колкото и да сменях работни места и клиентите, с които работех, надявайки се следващият ми началник или клиент да е различен и нещата някак магически да се оправят. 🙂

Дойде момент, в който стана ясно, че ако не взема мерки, не само няма да мога да върша нищо съществено по цял ден, а и ще се поболея. По-точно, няма да мога да разреша вече възникналите от стреса здравословни проблеми и те ще станат хронични.

След солидно количество изчетени книги и преминати обучения постепенно преминах към проактивен режим на работа. Ако вече имаш някой от двата ми онлайн курса – Супер продуктивност или Супер фокус, – този принцип на работа най-вероятно ти е познат, тъй като е в основата и на двата курса и всеки от тях го допълва и развива по различен начин. Ако си от хората, които нямат време за курсове, ето обобщение в три лесни стъпки как се работи проактивно. 🙂

  1. Набелязваш си цели и определяш кое от това, което вършиш, е най-важно, за да ги постигнеш. Целите могат (и би трябвало) да включват на първо място твоите лични приоритети, но и най-важното, така че да свършиш възможно най-добрата работа за шефа или клиентите си.
  2. Съставяш си списък със задачи в началото на всеки ден, в който на първо място са най-важните неща.
  3. Вършиш първо най-важните неща от списъка и едва след като ги приключиш, проверяваш пощата си, започваш да вдигаш телефона си (и да връщаш пропуснатите обаждания, ако имаш такива) и се занимаваш с каквото и да било друго.

Работя по този начин вече девет години и няма да е преувеличено, ако кажа, че това е сред основните причини да се справям с работата, да се развивам и да успявам да се поддържам в добро здраве.

Понеже обичам да експериментирам върху себе си, наскоро реших да си направя тест: да поработя един ден в отдавна забравения реактивен режим и да измеря резултатите. За количественото измерване на времето използвах Toggl, а за качественото – следните два въпроса, които си зададох в края на работния ден:

  1. До каква степен днес успях да работя за постигане на основните си цели и да изпълня задачи от основните проекти, по които работя?
  2. Как протече денят и как се чувствах по време на работа?
  3. Как се чувствам в края на деня?

За сравнение направих същото и с един мой типичен работен ден, в който работя проактивно.

Резултатът: нямам представа как изобщо някой успява да свърши каквото и да било в реактивен режим и да работи повече от един последователен ден по този начин, без да се съсипе от стрес. Никога повече не бих се върнала към такъв режим на работа, за нищо на света. И категорично препоръчвам и на теб никога повече да не работиш така. През човешката история са измислени далеч по-щадящи мъчения, на които да се подложиш, ако имаш чак толкова силно желание да се тормозиш. 🙂

В деня за реактивна работа се занимавах с целите си, както правя обикновено, но оставих всички известия на телефона и компютъра си включени и ги проверявах всеки път, когато получа нещо ново. (А аз получавам доста известия: общо между 150 и 200 на ден.) При получаване на ново съобщение по e-mail, във Facebook, Slack или Trello му отговарях веднага и свършвах свързаната с него задача, ако имаше такава, а телефона си вдигах при всяко позвъняване. Още в средата на работния ден бях подчертано раздразнителна, а усещането, че половината ден неусетно е отлетял, без да свърша нищо смислено, растеше ли, растеше. Дори и след като си напомнях, че това е просто експеримент и че в момента наблюдавам именно очаквания резултат от него.

Ето и какво показа отчетът за отработеното време в края на деня:

Отчет за работното време през деня в реактивен режим

На снимката по-горе виждаш времето, през което съм работила и основните проекти, за които съм го отделила. В категорията Комуникации, календар, разни влизат реакциите на получени съобщения и позвънявания, а в останалите раздели е целенасочената, фокусирана работа. Част от имената на клиентите, по чиито проекти работя, са скрити, за да запазя конфиденциалността им като на напълно невинни и неволни участници в моя експеримент (а и за да не могат да видят точно колко малко време съм успяла да им отделя през този ден 😉 ).

Както виждаш, по-голямата част от деня ми беше „изядена“ от комуникации, успях да отделя много малко време на смислена, фокусирана работа и едва ли ще се учудиш, като ти кажа, че за това време не успях да постигна съществен напредък по нито един от проектите. В края на деня бях като парцал. Не помня скоро да съм имала ден, в който да съм се чувствала толкова претоварена и изцедена (а в момента съм в тежък период със сериозно натоварване и около три пъти повече ангажименти от обичайното за мен).

Взех и един произволен ден, в който също засякох как и колко работя:

Отчет за отработеното време през типичен работен ден

През този ден работих повече часове като обща сума, но както виждаш, картината изглежда различно. Успях да отделя време на приоритетните за мен проекти към дадения момент, в края на деня бях свършила доста повече и можех да видя конкретен резултат от работата си (за разлика от „реактивния ден“), а усещането беше на спокойствие, удовлетворение и приятна умора. През деня също не усетих стрес – въпреки повечето отработени часове, те се усещаха като по-малко.

Убедих ли те вече да пробваш проактивния режим на работа? Ако е нов за теб, опитай го поне за седмица – обещавам, че ще ти хареса. 🙂

About Admin

Силвина Фурнаджиева Posted on

Помагам на собствениците на бизнес да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си ефективност в работата. Разработвам онлайн обучението “Супер продуктивност” и провеждам лични консултации и обучения.