Как винаги да имаш време за важните неща [тайната на Стивън Кови]

Как винаги да имаш време?

Как да определим приоритетите си е много важен въпрос, ако искаме да постигнем висока продуктивност. Някои автори дори биха казали, че не е възможно да имаме повече от един приоритет. (В оригинал тази дума е била в единствено число, тъй като е възникнала с идеята да посочи кое от всички „важни“ неща е най-важно в дадения момент.)

Има много начини да подходим към нашите задачи и да зададем приоритети (един или повече). В онлайн обучението „Супер продуктивност“ представяме различни подходи в по-голяма дълбочина, а в тази статия ще се спра на един от тях.

Матрица на Мерил-Кови

Тази матрица е сред най-популярните инструменти на автора Стивън Кови и в нея се крие и тайната на неговата лична продуктивност. Матрицата се състои от четири квадранта, в които следва да разположим всичките си задачи, като се съобразим с тяхната спешност, от една страна и с тяхната важност, от друга.

Квадрант 1: важни и спешни

Например пожар или обаждане от най-важния ти клиент, който има нетърпящ отлагане проблем. Това са неща, които изискват твоето незабавно внимание и е най-добре за теб и/или за околните да ги свършиш веднага.

Квадрант 2: важни, но не спешни

Тук влизат грижите за здравето ни, за отношенията с околните и за планирането на бъдещето ни. Тези неща можеш лесно да отложиш и в краткосрочен план няма да усетиш ефекта от това, но в дългосрочен може да съжаляваш.

Квадрант 3: спешни, но не важни

В този квадрант влиза звънящият телефон с непознат номер или колегата, който е влязъл в стаята ти, за да те попита нещо, прекъсвайки концентрацията ти върху важна задача. Тук са всички дразнещи прекъсвания и дребни задачи, които изискват внимание от теб на момента, но ако им го отделиш, това не ти носи значим резултат или полза.

Квадрант 4: нито спешни, нито важни

Тази категория „задачи“ ти губят времето, без да допринасят с нещо за работата, развитието или щастието ти. Пример за занимание от квадрант 4 е безцелното скролване във Facebook или сменяне на телевизионните канали, след което усещаш, че са минали няколко часа, без да научиш нещо ново. След това вместо удоволствие усещаш по-скоро умора и раздразнение заради пропиляното време.

Традиционният подход на работа с четирите квадранта повелява да разпределим всички свои задачи в матрицата и да се стараем да изпълняваме задачите от квадрант 2 веднага след тези от 1, преди да са започнали да изискват незабавното ни внимание и да са преминали в квадрант 1. Тези от квадрант 3 свеждаме до минимум и/или делегираме, а тези от 4 напълно елиминираме от ежедневието си. Приоритет са квадранти 1 (по необходимост) и 2 (по план).

Когато се захванах със сериозно планиране на всичко в живота си, използвах този метод на работа, но тръгнах по-отдалече.

  1. Започнах, като дефинирах цел за всяка основна област в живота си, например здравето, работата и т.н.
  2. След това описах къде се намирам в момента и колко далече съм от постигането на целта.
  3. Записах и (максимално подробно) стъпките и конкретните действия, с които да стигна от настоящото положение във всяка от областите до желаното.
  4. За всяка от областите си направих отделна матрица и заделих време в календара си в рамките на всеки ден, през което да работя по задачите във всяка от матриците.

Ако нямаш опит с матрицата на Стивън Кови, ти препоръчвам по-опростения метод като за начало, а ако вече познаваш четирите квадранта по-добре от петте си пръста, може би е време да опиташ втория метод. 🙂

About Admin

Силвина Фурнаджиева Posted on

Помагам на собствениците на бизнес да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си ефективност в работата. Разработвам онлайн обучението “Супер продуктивност” и провеждам лични консултации и обучения.