Колко е полезна асинхронната комуникация… или защо да НЕ отговаряш веднага на това съобщение

Телефони и чаши с кафе на работна маса

Колко често ти се случва някой да ти напише съобщение или e-mail, на които да трябва да отговориш веднага? Колко често телефонът ти звъни и те прекъсва, докато работиш?

Освен че това са примери за прекъсвания, които пречат на продуктивността ти (след едно от тях ти трябват средно 20 минути, докато мозъкът ти се настрои обратно към задачата, която изпълняваш), те си имат и добре звучащо име: синхронна комуникация. На нормален, човешки език това означава, че когато едната страна изпраща съобщение (например, иска да ти каже нещо по телефона), другата го получава веднага след момента на изпращането и му отговаря веднага (освен ако напълно не ѝ липсват базови познания за това как се използва телефон).

На повечето работни места синхронната комуникация е стандартът в общуването: някой колега идва до бюрото ти, за да те попита нещо или ти звъни по телефона, а периодичните срещи са нещо, което би трябвало да е полезен инструмент за съвместна работа, но често са обект на раздразнение и дори омраза.

Какво е асинхронна комуникация?

Както сигурно се досещаш от името, асинхронната комуникация се отличава от синхронната по това, че след като едно съобщение бъде изпратено, то не е задължително да бъде прието веднага или незабавно да получи отговор. Вместо това, получателят го преглежда и му отговаря в момент, в който му е удобно, а не веднага след получаването му.

За първи път се срещнах с асинхронната комуникация, когато работих с първия си клиент от САЩ през далечната 2001 г. Тогава един симпатичен американец ме нае да развивам и поддържам сайта му, като управлявам малкия му екип от един програмист и един дизайнер. Така станах част от първия си дистанционен екип, в който дизайнерът беше в моя град, програмистът – в Троян, а възложителят – в Сан Хосе, Калифорния.

Цялата комуникация по проекта беше писмена и на английски език, за да бъде разбираема за всички участници. И докато хората, които се намирахме в България, можехме да проведем разговор в реално време, цялото ни общуване със собственика на сайта беше асинхронно поради разликата в часовите зони – обикновено, когато ние работехме активно, той спеше. Затова бързо се научихме, когато имаме въпрос, да му изпращаме e-mail и да очакваме отговора на следващия ден.

Звучи ти ужасно и като ненужно забавяне? Всъщност се оказа, че в една типична работна обстановка въпросите, които наистина изискват незабавен отговор, са изключително малко – в този проект за близо четири години така и не се появи такъв, – а предимствата на този тип комуникация са много повече от единствения недостатък, че е по-бавна.

Какви са предимствата на асинхронната комуникация?

  • Не прекъсваш другите. Ако всички в един екип общуват предимно асинхронно, ситуациите, в които някой прекъсва някого, „само за да попита нещо набързо“, се свеждат до минимум. Това увеличава многократно продуктивността на целия екип, защото позволява на всички да се концентрират максимално, докато работят.
  • Получаваш по-качествени отговори на въпросите си. Колко често ти се случва някой да те спре, докато вървиш по коридора в офиса и да ти зададе въпрос и какво правиш в такива случаи? Най-вероятно, както и повечето хора, отговаряш набързо. А дали няма да дадеш по-добър, точен и изчерпателен отговор, ако ти дадат малко време да помислиш и да провериш данните, с които разполагаш по темата? Със сигурност ще бъде така. Същото се случва и когато ти прекъснеш колега, който е „на друга вълна“ – вероятността да ти отговори прибързано е много по-голяма, отколкото ако стигне до въпроса ти, след като е свършил текущите си задачи и има време наистина да му обърне подобаващо внимание.
  • Документирана е. Поради своето естество, асинхронната комуникация е писмена или под формата на запис (звук или видео). По този начин, още докато общуваш, ти оставяш следа какво точно е било казано, към която всички страни в комуникацията могат да се върнат по-късно за справка. Нещо, което рядко важи за синхронната устна комуникация – в тези случаи само при официалните срещи се водят бележки, като често за тази цел се ангажира допълнителен човек, което води до излишно изгубено екипно време.
  • Дава повече свобода в работата. При асинхронната комуникация хората, които общуват, не е нужно да бъдат физически заедно. Това позволява да имаш екип, който работи по всяко време и от всяко място, вместо да е задължително събран в офис по едно и също време.

Това не е ли само за хора, които работят дистанционно?

Въпреки че този метод на комуникация е норма за хората на свободна практика и за екипите, които не работят заедно физически, той е напълно приложим за всяка организация. Дори и да се намирате в едно пространство и да сте заедно по цял ден, повярвай ми, че колегите ти ще бъдат много по-щастливи и спокойни, ако въведете правило, което забранява прекъсванията за всеки въпрос и позволява на всеки да проверява съобщенията си в удобно за него време, вместо да е постоянно нащрек за нови нотификации от e-mail, Messenger или Slack.

Как да въведеш асинхронната комуникация в работата си?

  1. Прегледай работните си процеси. Ако ти се струва, че чакането за отговор на каквото и да било запитване до колега или клиент ще блокира твоята работа или тази на друг член от екипа, може би е време да преразгледаш начина, по който работиш. Опиши накратко основните стъпки, необходими за изпълнението на всяка задача, кой отговаря за всяка от тях, на какви етапи от работата и с кого трябва да се консултира и помисли как можеш да организираш процеса, така че участниците в него да могат да свършат максимално голямо количество работа, без да се изчакват и без да зависят един от друг. При такава оптимизация не само ще подобрите комуникацията си, а и цялостният работен процес ще върви по-гладко и бързо.
  2. Имаш ли необходимите инструменти? В днешно време имаш богат избор от инструменти, с които да комуникираш асинхронно с клиентите и колегите си. Ето само малка част от тях:
    • Trello – лесен, удобен и гъвкав инструмент, с който да управляваш задачите и проектите си. Всяка Trello картичка има възможност за коментари, която можеш да използваш за комуникация, свързана с предмета на картичката.
    • Basecamp – докато Trello е съвсем базов и може да служи за всякакви цели, Basecamp е специално разработен за управление на проекти и екипна комуникация. В същото време има голяма част от простотата на използване, която е характерна за Trello, но предоставя повече удобства за хората, които управляват задачи и проекти.
    • Asana – онлайн софтуер за управление на проекти – малко по-сложен от предишните два, но и с повече възможности.
    • Nextcloud – подходящ за организации, които имат сървър и системен администратор, който се занимава с него. Позволява комуникация, управление на задачи и обмен на файлове.
    • i done this – решава един често срещан проблем: случая, в който не знаеш по какво работят колегите ти и кой докъде е стигнал със задачите си. Тук лесно можете да проследявате това, без да е необходимо да се питате кой докъде е.
    • Slack – един от най-популярните софтуери за онлайн комуникация. Позволява да създадеш т.нар. канали за разговори по различни теми, да си разменяш лични съобщения и файлове с хората, с които работиш.
    • И на последно място, дори добрият стар e-mail може да се използва асинхронно. 🙂
  3. Независимо кой инструмент за комуникация избереш, също толкова важни са правилата за комуникация, които ще установиш в работата си. Всеки инструмент може да се използва както синхронно, така и асинхронно. От теб и от хората, с които работиш, зависи дали той ще ви помага или ще се превърне в поредния източник на разсейване от истинската работа.
    • Колко често ще си проверяваш съобщенията? Това е едно от основните решения, които трябва да вземеш. Ако решиш да комуникираш асинхронно, ще трябва да забравиш за проверката на телефона при всяка нотификация и да определиш един или няколко пъти в работния ти ден, когато ще отделяш време да прегледаш всички получени съобщения и да им отговориш. В зависимост от натовареността ти и от естеството на работата ти, избери кои ще бъдат часовете или частите от деня, когато ще се грижиш за комуникациите.
    • Уведоми останалите. Кажи и на хората, с които работиш, по кое време проверяваш пощата и нотификациите си, за да ги ориентираш кога да очакват отговори от теб. Това е особено важно, ако досега сте работили в синхронен режим, за да не се чудят колегите или клиентите ти: „Къде изчезна този човек и защо така изведнъж?“ Ако въвеждате този тип общуване в екип, разбери и кога е времето, по което колегите ти правят своята проверка.
    • Установи изключения. Колкото и да препоръчвам асинхронната комуникация, не отричам, че има моменти, когато наистина се налага да поговориш с някого веднага. Определи си правила и за това, сподели ги с хората, с които работиш и ги спазвайте, без да злоупотребявате: винаги обмисляй добре дали дадено съобщение е спешно, преди да прекъснеш някого с него, а ако някой направи това с теб, деликатно му напомни кой е следващият час, в който проверяваш съобщенията си и му кажи, че ще му отговориш тогава. Например, аз ползвам Trello, Slack, телефон и e-mail в работата и в комуникацията с колеги, партньори и клиенти. Общото ми правило е, че проверявам всички комуникационни канали и отговарям на получените съобщения в тях поне веднъж на всеки 24 ч в работни дни. Нотификации, на които реагирам веднага, имам за няколко от клиентите ми в Slack, при които естеството на съвместната ни работа е такова, че се налага да бъда на разположение и вдигам телефона си, когато звъни. Помолила съм всички, с които работя, да ползват тези канали само за наистина спешни случаи и хората се съобразяват с това.

Асинхронната комуникация наистина може да се окаже нещото, което сериозно ще повиши продуктивността ти. Пробвай я или се свържи с мен, ако имаш нужда от помощ – с удоволствие ще помогна и на теб и на екипа ти за това.

About Admin

Силвина Фурнаджиева Posted on

Помагам на собствениците на бизнес да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си ефективност в работата. Разработвам онлайн обучението “Супер продуктивност” и провеждам лични консултации и обучения.