Какво е консултант по продуктивност и как може да ти бъде полезен?

Силвина Фурнаджиева

Преди да ти разкажа повече за това какво представлява една консултация по продуктивност и как може да ти бъде полезна, да си отговорим на един важен въпрос.

Какво е продуктивност?

Ако потърсиш думата продуктивност в Уикипедия, ще научиш, че…

Продуктивност, също и производителност, е показател на измерването на ефикасността на продукцията в икономиката. Продуктивността е съотношението на продукта на продукцията към материалите или единиците, необходими за нейното производство.

Но какво на практика означа това за начина, по който работиш ти?

По-просто казано, моята дефиниция за лична продуктивност е:

Да работиш умно, като вършиш най-важните неща, които ти носят най-големи резултати, с минимален разход на време и усилия.

Можеш да постигнеш такъв начин на работа както лично за себе си, така и за екипа, с който работиш. Добрата продуктивност се постига, когато познаваш добре работата си и естеството на задачите си, когато имаш ясно определени цели и добре разработени и оптимизирани процеси и процедури, по които вършиш ежедневната си работа. В тази област съществуват множество готови методологии и системи, от които можеш да се възползваш – самостоятелно или с помощта на консултант. И най-добрата новина е, че дори и да работиш в голяма компания, която изглежда, че не се интересува особено от продуктивността на организационно ниво, има какво да направиш, така че да оптимизираш своята работа или тази на отдела, в който си. 🙂

Защо ти е да подобряваш продуктивността си?

В днешно време почти всеки от нас има повече работа, отколкото може да свърши и се чувства напрегнат и стресиран от това. Работата често не върви или нещата се случват по-бавно, отколкото искаме, просто защото не успяваме да свършим всичките си задачи навреме (или изобщо). Понякога нещата за вършене са толкова много, че дори не знаем откъде да започнем и блокираме напълно.

Когато имаме подобни проблеми, често мислим, че по-доброто управление на времето е начинът да се справим с тях. Това е вярно, но не е достатъчно. Ако нямаме яснота какво точно вършим и защо, трудно ще преценим коя задача би могла да ни отнеме по-малко време (и как да постигнем това) или какво можем да премахнем от графика си, без крайният резултат да пострада. Ако нямаме установена система на работа и не знаем как най-просто и ефективно да подхождаме към различните типове задачи в  ежедневието си, също няма да ни е леко и въпросът „Как и откъде да го подхвана?“ ще продължава да ни мъчи, докато гледаме списъка си със задачи през деня.

Затова и управлението на времето е само част от системата за продуктивност на един работещ човек, а не цялата система. Тя включва и яснота, целеполагане и периодични прегледи на постигнатите резултати.

Какво е консултант по продуктивност?

В България тази професия все още е непозната (което си личи по объркания първоначален поглед на всеки нов познат, на когото кажа какво работя 🙂 ). Дори и в САЩ – най-големият пазар на подобни услуги в света – тя не е съвсем ясно дефинирана.

Най-общо казано, консултантът по продуктивност ти помага с нещата, описани по-горе: да анализираш текущата си ситуация в работата, да подредиш и систематизираш задачите си и да се увериш, че това, което вършиш, ти помага да постигнеш целите и резултатите, които търсиш, по максимално лесен начин, съобразен конкретно с теб, твоето ежедневие, житейската и работната ти ситуация.

Хората, които помагат на другите за тяхната продуктивност, имат различен опит и квалификация, като общото между тях е, че опитът им обикновено включва управление на хора, процеси и проекти под някаква форма. Моят опит например е в управлението на IT проекти: около десетина години ръководих екипи от хора (както в мои бизнес начинания, така и като нает служител), които правеха различни по размер и значимост онлайн проекти, както и такива, които изграждаха компютърни центрове за Интернет достъп в малки населени места. Обучението ми започна с адаптирана версия на програмите на PMI, а след това продължих да изучавам и изпробвам различни методологии за управление на личната продуктивност (любимата ми до момента е Getting Things Done).

Някои консултанти по продуктивност са и коучове или използват коучинг метода в работата си – един добър пример е Майкъл Хаят. Макар че и аз понякога си служа с такива техники, обикновено предпочитам класическия формат на консултациите. Може би защото основната работа на един коуч е да помогне на клиента си сам да стигне до отговора на своя въпрос, а аз предпочитам да казвам на хората какво да правят… 😉

С какви хора работя?

Един разпространен мит за хората, които имат нужда от консултации по продуктивност е, че не са добре организирани. Всъщност, това рядко е точно така (и се убедих лично и напълно в това, когато започнах активно да работя с клиенти).

Повечето ми клиенти са продуктивни и успешни хора, които се чувстват претоварени и имат нужда от страничен поглед върху работните си процеси, за да ги направят по-добре работещи и да намалят стреса. В някои случаи тези хора се намират в нова за тях ситуация – например, напускат корпоративния свят, за да управляват първия си бизнес и установяват, че досегашните им работни умения и навици имат нужда от промяна, за да успяват да свършат всичко в новата си роля. Други споделят, че просто им е омръзнало да се задъхват под огромния куп задачи или в резултат от години на работа под стрес са се появили здравословни проблеми и им се налага да намалят темпото, но в същото време да продължат да постигат резултати. Имам и случаи, в които клиент има нужда от оптимизиране на работното си ежедневие, така че да си освободи време за лични ангажименти.

Някои от хората, с които съм работила, споделят с какви казуси са дошли при мен и какво сме постигнали заедно – можеш да прегледаш отзивите им за конкретни примери.

Какви видове консултации по продуктивност има?

Ако решиш да работиш с мен, можем да го направим на живо или онлайн, в рамките на един час, на цял работен ден или в оптималния вариант – с редовни седмични срещи в рамките на месец и половина. С някои клиенти правим и комбинации от гореописаните варианти или работим на абонаментен принцип и се виждаме през равни интервали от време (обикновено веднъж седмично или веднъж месечно), за да проследяваме прогреса им и да правим допълнителни оптимизации, където е необходимо.

Правя и обучения на екипи или цели организации – те ми пишат на silvina@doubleclick.company, обсъждаме казуса им и подготвяме индивидуален план за решаването му според тяхната ситуация.

Как протича една консултация?

Ако става дума за обучение по заявка, планът за него е различен всеки път и го уговаряме предварително с клиента. При повечето индивидуални консултации обаче процесът на работа  е сходен, като колкото по-продължителна е консултацията, толкова по-задълбочено работим.

1. Клиентът си избира консултация и я заявява през сайта.

2. Изпращам му въпросник, в който той описва максимално подробно каква нужда има и какво очаква от съвместната ни работа. На базата на тези отговори подбирам методологията, по която ще работим и правя първоначален план на работата ни. Избираме и удобен за двете страни график за нашите срещи и място на провеждането им (на живо или онлайн, както и предпочитан начин за връзка, ако се виждаме онлайн: Facebook Messenger, Google Hangouts или нещо друго).

Понякога на този етап (или в редки случаи по-късно по време на съвместната ни работа) може да се установи, че не мога да бъда полезна на човека, тъй като казусът му е по-подходящ за друг тип специалист, например организационен психолог, HR експерт или дори финансов консултант. В такива случаи споделям защо не мога да помогна и препоръчвам на клиента колега, когото познавам и който би могъл да поеме задачата (като в случай на предплащане му възстановявам сумата за консултацията, която не е използвал).

3. По време на съвместната ни работа се стараем на първо място да уточним крайната цел и очаквания от клиента резултат. Продуктивността няма смисъл сама по себе си, затова е важно да знаем защо тя е необходима на клиента и какво иска да постигне той чрез нея.

4. Продължаваме с анализ на настоящата ситуация на клиента. Разглеждаме начина му на работа в момента, какви работни процеси има, как планира деня си и какви инструменти използва за това, включително календари, тефтери, електронни устройства и софтуера в тях. С много от хората правим пауза от една седмица, преди да продължим работата си и за това време им давам само една задача: да засичат точно колко време им отнема всяка от типичните работни задачи, които изпълняват, защото преди да подобрим нещо (в случая – да оптимизираме работното им време), трябва да можем да го измерим и да знаем откъде тръгваме. (Ако искаш да опиташ и ти, препоръчвам Toggl като инструмент за засичане на времето. Опитай да записваш в него абсолютно всяко нещо, което правиш, в продължение на седмица и провери дали ще намериш дейности, които лесно можеш да оптимизираш.)

5. След като имаме общата картина, преминаваме към преглед на индивидуалните задачи, които клиентът изпълнява. Преглеждаме всички списъци, които има, а ако част от задачите са само в главата му, ги записваме. Още помня фразата, с която една клиентка реагира, когато ѝ казах, че предстои да преровим всичките ѝ списъци със задачи: „Чувствам се, все едно ще те допусна до чекмеджето с бельото ми.“ 😀

Процесът наистина донякъде прилича на подреждане на шкаф с разхвърляни вещи, защото докато преглеждаме задачите, обсъждаме и как можем да ги подредим оптимално в един типичен работен ден. Разяснявам на клиента как може да класифицира задачите по различни типове, какви варианти има да ги комбинира и оптимизира, как да определи кои неща са съществени за неговите цели и как да подрежда всичко, което има да върши, в графика си. Освен че подреждаме конкретни задачи, създаваме и общи принципи, система за работа и дневен график, така че човекът да може да продължи самостоятелно да организира работата си по същия начин оттук нататък.

6. В края на общата ни работа клиентът разполага с индивидуална система за работа, съобразена с неговите предпочитания и ситуация, която да следва в ежедневието си. Целта ни е в началото на всеки работен ден клиентът да може да отвори календара си и списъка си със задачи и да има пълна яснота относно всичко, което има да свърши, заедно с точен и ясен план как да го направи.

7. След съвместната ни работа продължаваме да поддържаме връзка и оставам на разположение за уточняващи въпроси и подобрения по системата.

Хората, с които работя, споделят, че наличието на такъв план и система многократно намалява стреса им от работата, дори и да се окаже, че нямат възможност да намалят съществено обема ѝ. Оказва се, че само наличието на план помага да бъдат спокойни, че знаят какво имат за вършене и че няма да пропуснат нищо. А ако в изключителни случаи се налага да се отклонят от плана за деня, имат точна представа какво е останало несвършено и как да се справят с него.

Ако и ти мислиш, че подобна консултация ще ти бъде полезна, пиши ми на silvina@doubleclick.company или директно запази някой от вариантите тук.

About Admin

Силвина Фурнаджиева Posted on

Помагам на собствениците на бизнес да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си ефективност в работата. Разработвам онлайн обучението “Супер продуктивност” и провеждам лични консултации и обучения.